Génération automatique de devis/factures

📊 Résumé du projet

Un consultant freelance passait 5 heures par semaine à créer manuellement ses devis et factures : copier-coller les infos clients, calculs manuels, mise en forme Word, envoi par email, archivage…

Mission : Automatiser de bout en bout la génération et l’envoi de devis/factures depuis une simple soumission de formulaire.

Résultat : Workflow Make complet générant des documents professionnels en PDF, les envoyant automatiquement par email avec rappels de paiement, et synchronisant tout avec la comptabilité. Temps de création : 30 secondes au lieu de 45 minutes.

🎯 Contexte et problématique

La situation initiale

Le consultant utilisait un processus 100% manuel :

• Template Word pour les devis/factures
• Gmail pour l’envoi aux clients
• Google Drive pour l’archivage
• Excel pour le suivi des paiements
• Comptable notifié manuellement chaque mois

Les problèmes concrets

❌ Processus chronophage :

• Ouvrir le template Word → Modifier toutes les infos client
• Calculer manuellement les lignes, TVA, totaux
• Exporter en PDF → Renommer proprement
• Créer l’email → Attacher le PDF → Envoyer
• Copier dans Drive → Mettre à jour Excel
• Temps total : 45 minutes par document

❌ Risques d’erreur :

• Erreurs de calcul (TVA, remises, totaux)
• Oubli de changement d’infos entre 2 clients
• Numérotation désynchronisée
• Documents mal archivés

❌ Suivi compliqué :

• Relances manuelles pour les paiements en retard
• Pas de visibilité sur le CA en attente
• Export comptable laborieux chaque mois

⚙️ Solution apportée

Architecture du workflow

J’ai conçu un système automation complet avec Make qui gère l’intégralité du cycle de vie des documents :

🔹 Étape 1 : Saisie rapide via formulaire

• Interface Airtable simple : Client, Prestations, Montants, Échéance
• Calculs automatiques : Totaux HT, TVA 20%, TTC
• Validation → Déclenchement automatique du workflow Make
• ⏱️ Temps de saisie : 30 secondes

🔹 Étape 2 : Génération PDF professionnelle

• Template Google Docs pré-configuré (logo, mentions légales, design)
• Remplissage automatique des variables :
  • Numéro auto-incrémenté (DEV-2024-001, FACT-2024-001)
  • Date du jour
  • Infos client (nom, adresse, SIRET…)
  • Lignes de prestation avec calculs
  • Conditions de paiement
• Conversion automatique en PDF haute qualité
• Renommage intelligent : Devis_2024-001_NomClient.pdf

🔹 Étape 3 : Envoi automatique par email

• Email personnalisé avec nom du client
• PDF attaché automatiquement
• Texte adapté selon le type (devis ou facture)
• Copie archivée dans Gmail avec label automatique

🔹 Étape 4 : Archivage et suivi

• Upload automatique dans Google Drive (dossier client dédié)
• Mise à jour Airtable : statut « Envoyé », date d’envoi
• Ajout dans tableau de suivi des paiements
• Notification Slack : « Devis #001 envoyé à Client X »

🔹 Étape 5 : Relances automatiques

• Vérification quotidienne des factures impayées
• J+30 après échéance → Email de relance automatique
• J+45 → Relance + notification propriétaire
• Historique complet des relances dans Airtable

Fonctionnalités bonus

• ✅ Conversion devis → facture en 1 clic : Reprise automatique des données
• ✅ Dashboard temps réel : CA facturé, en attente, retards de paiement
• ✅ Export comptable mensuel : CSV généré automatiquement pour l’expert-comptable
• ✅ Multi-devises : Support EUR, USD, CHF avec conversion auto

🛠️ Technologies et outils utilisés

Pourquoi Make pour ce projet ?

• ✅ Interface visuelle intuitive : Parfait pour workflows documentaires
• ✅ Intégrations natives : Google Workspace, Airtable, PDF tools
• ✅ Gestion des erreurs : Retry automatique si échec d’envoi
• ✅ Scheduler intégré : Relances automatiques quotidiennes
• ✅ Logs complets : Traçabilité de chaque document généré

📈 Résultats obtenus

Gains mesurables

Avant / Après

Tâche	AVANT	APRÈS
Créer un devis	45 min	30 sec
Envoyer par email	5 min	Auto
Archiver document	3 min	Auto
Relancer paiement	10 min	Auto
Export comptable	2h/mois	1 clic

Impacts concrets sur l’activité

Pour le freelance :

• ✅ 20h/mois récupérées pour facturer plus de missions
• ✅ Zéro stress administratif
• ✅ Image professionnelle renforcée (documents impeccables)
• ✅ Trésorerie améliorée grâce aux relances automatiques

Pour les clients :

• ✅ Réception immédiate des documents (quelques minutes après validation)
• ✅ Documents clairs et professionnels
• ✅ Relances courtoises et régulières

Pour l’expert-comptable :

• ✅ Export mensuel standardisé (plus d’emails de relance)
• ✅ Numérotation parfaite sans trou ni doublon
• ✅ Gain de temps sur la saisie comptable

Ce que dit le client

« Avant, créer un devis me prenait tellement de temps que je retardais l’envoi. Résultat : des opportunités perdues. Maintenant, je remplis le formulaire en 30 secondes et le client reçoit son devis immédiatement. Mon taux de conversion a explosé. »

🚀 Automatisez votre gestion documentaire

Vous passez trop de temps sur vos devis, factures ou documents administratifs ? Vous voulez un système professionnel sans investir dans un logiciel de facturation complexe ?

Je peux vous aider à :

• Automatiser la génération de vos documents (devis, factures, contrats…)
• Créer des templates personnalisés à votre image
• Mettre en place des relances automatiques
• Synchroniser avec votre comptabilité