📋 Contenu du projet :
📊 Résumé du projet
Une agence digitale de 8 personnes perdait 15 heures par semaine dans la gestion manuelle de son pipeline client : saisies doubles dans le CRM, relances emails copier-coller, mises à jour de tableurs pour le reporting…
Mission : Automatiser l’ensemble du parcours client depuis la première prise de contact jusqu’au suivi post-livraison.
Résultat : Workflow complet connectant CRM, emails et Google Sheets, avec notifications Slack automatiques. Gain de temps immédiat : 60h/mois récupérées pour l’équipe commerciale.
⏱️ Durée du projet : 2 semaines | Type : Automation workflow
🎯 Contexte et problématique
La situation initiale
L’agence utilisait plusieurs outils déconnectés :
- HubSpot CRM pour gérer les prospects
- Gmail pour les échanges clients
- Google Sheets pour le reporting commercial
- Slack pour la communication interne
Les problèmes concrets
❌ Saisies manuelles répétitives :
- Nouveau lead → Copier les infos Gmail vers HubSpot → Notifier l’équipe sur Slack
- Devis envoyé → Mise à jour manuelle du tableau de bord
- Client signé → Actualiser 3 fichiers différents
❌ Risques d’erreur :
- Oublis de relance (prospects qui ghostent)
- Doublons dans le CRM
- Données désynchronisées entre outils
❌ Perte de temps critique :
- 15h/semaine sur des tâches à faible valeur ajoutée
- Équipe commerciale frustrée par la lourdeur administrative
- Reporting incomplet ou en retard
💡 Le besoin : Automatiser 100% du pipeline pour libérer l’équipe et éviter les erreurs humaines.
⚙️ Solution apportée
Architecture du workflow
J’ai conçu un workflow automation multi-étapes avec n8n qui orchestre tous les outils :
🔹 Étape 1 : Capture automatique des leads
- Formulaire site web → Webhook n8n
- Parsing automatique des données (nom, email, besoin)
- Création instantanée du contact dans HubSpot
- Notification Slack à l’équipe commerciale
🔹 Étape 2 : Synchronisation bidirectionnelle CRM ↔ Sheets
- Nouveau deal dans HubSpot → Ajout automatique dans Google Sheets (dashboard)
- Mise à jour du statut → Répercussion en temps réel sur tous les outils
- Calculs automatiques : CA prévisionnel, taux de conversion, pipeline value
🔹 Étape 3 : Relances emails intelligentes
- Prospect sans réponse depuis 3 jours → Email de relance automatique (template personnalisé)
- Devis envoyé sans retour sous 7 jours → Relance + notification manager
- Historique complet enregistré dans HubSpot
🔹 Étape 4 : Reporting automatique
- Chaque lundi 9h : Rapport hebdomadaire envoyé sur Slack
- Metrics : nouveaux leads, deals signés, pipeline actif, objectifs vs réalisé
- Graphiques générés automatiquement depuis Google Sheets
Fonctionnalités bonus
- ✅ Détection de doublons : Vérification automatique avant création de contact
- ✅ Enrichissement de données : Récupération auto des infos entreprise (SIREN, secteur…)
- ✅ Alertes critiques : Si un gros deal stagne > 14 jours → Alerte direction
🎯 Principe clé : Zéro saisie manuelle. Tout est automatique, de la capture du lead au reporting final.
🛠️ Technologies et outils utilisés
n8n (self-hosted)
Orchestration de tous les workflows. Déployé sur VPS pour exécutions illimitées.
HubSpot CRM
Gestion centralisée des contacts et du pipeline commercial.
Gmail API
Envoi automatique d’emails personnalisés et relances.
Google Sheets API
Dashboard temps réel et reporting commercial automatisé.
Slack Webhooks
Notifications instantanées pour l’équipe.
Webhooks
Capture des formulaires et événements en temps réel.
Pourquoi n8n plutôt que Make ou Zapier ?
- ✅ Self-hosted : Exécutions illimitées (ici ~20,000/mois)
- ✅ Coût maîtrisé : 0€ d’abonnement automation (vs 149€/mois avec Make)
- ✅ Données sensibles : CRM client hébergé sur leur propre serveur
- ✅ Flexibilité totale : Code JavaScript custom pour logique complexe
📈 Résultats obtenus
Gains mesurables
60h
Gagnées par mois
100%
Zéro saisie manuelle
-95%
Erreurs de saisie
+35%
Taux de conversion
Impacts concrets sur l’activité
Pour l’équipe commerciale :
- ✅ Plus de temps pour la prospection active et la relation client
- ✅ Aucun lead oublié grâce aux relances automatiques
- ✅ Visibilité temps réel sur le pipeline
Pour la direction :
- ✅ Reporting hebdomadaire automatique (fini les demandes répétitives)
- ✅ KPIs toujours à jour
- ✅ ROI de l’automatisation : rentabilisé en 6 semaines
Pour les clients :
- ✅ Réactivité améliorée (réponse < 2h en moyenne)
- ✅ Suivi professionnel et régulier
- ✅ Moins d’erreurs dans les échanges
💰 Économie annuelle : 1,788€ d’abonnements automation + 3,600€ en temps gagné = 5,388€/an
Ce que dit le client
« On ne se rend pas compte du temps perdu avant d’automatiser. Aujourd’hui, l’équipe se concentre enfin sur ce qui compte : vendre et satisfaire nos clients. Le workflow tourne tout seul, c’est magique. »
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